令和6年1月より電子帳簿等保存制度の改正により、電子取引データの保存が義務化となります。
まだ対応できていない事業者の方は猶予措置の適用を検討しましょう。
義務化に向けて頑張りすぎる必要はない
令和6年1月より電子帳簿等保存制度の改正により、電子取引データの保存が義務化となります。
義務化にあたって何から手を付けていいかわからない、そもそも制度自体わかっていないという事業者も多いかと思います。
また、電子帳簿等保存制度の対応に時間をかけたくない、システム改修にお金をかけたくないというのが本音ではないでしょうか。
私は義務化の対応について相談を受けた際には、「電子取引データを保存する場所を決めて、そこにデータを保存しておくだけで十分です。」とお答えしています。
人員や資金が限られる中小企業がいきなり100点満点の対応を行うことは不可能です。
時間とお金をかけて電子帳簿等保存制度に対応するシステムを整えたとしても、売上が上がるわけではありません。
まずは、できる範囲で対応していきましょう。
令和5年改正により猶予措置が整備された
当初は、電子取引データの保存方法についてとても厳しいことを言っていましたが、事業者の対応が困難であることがようやく国に伝わったのでしょうか、令和6年1月以降、保存方法の要件が大幅に緩和され、対応が困難な事業者のための新たな猶予措置が設けられました。
電子取引データの保存について対応が困難な事業者は、次の要件を満たす場合には、電子取引データを保存しておくだけでよいこととなりました。
①電子取引データを一定のルールに従って保存することができないことについて、所轄税務署長が「相当の理由」があると認める場合（事前申請不要）
②税務調査等の際に、電子取引データのダウンロードの求めに応じる、電子取引データをプリントアウトした書面の提示・提出の求めに応じる場合
つまり、これまで通りの紙ベースの書類の保存に加えて、電子取引データも保存しておき、税務調査があれば紙ベースの書類とデータを提出できればよいということになります。
①の「相当の理由」とは、人手不足で手が回らない、検討が間に合わない、システム導入費用が準備できないなどの理由でもＯＫです。
相当の理由とは言うものの、「面倒だから対応しない」といった税務署を怒らせるような回答をしない限りは認めてくれるものと思われます。
猶予措置ではありますが、いつまでという期限は今のところ設けられていません。
義務化となるのは電子取引データの保存のみ
電子帳簿等保存制度に対応するためにすべての書類をデータで保存しておかないといけないのか、と聞かれることがありますが、そんなことはありません。
義務化になるのは、電子取引データの保存のみです。
電子帳簿等保存制度は３つの制度に区分されます。
（１）電子帳簿等保存
⇒パソコンなどで作成した帳簿や書類を、プリントアウトせずに電子データのまま保存する。
（２）スキャナ保存
⇒取引先から書面で受領した請求書・領収書、取引先へ書面で交付した請求書・領収書の控え等を、スキャナやスマホで電子データ化して保存する。
（３）電子取引データ保存
⇒取引先から電子データで受領した請求書・領収書、取引先へ電子データで交付した請求書・領収書の控え等を、電子データのまま保存する。
（例）メールで授受した請求書・領収書のデータ、Amazon・楽天などインターネットのホームページよりダウンロードした請求書・領収書のデータなど
令和6年1月より義務化となるのは（３）電子取引データの保存です。
（１）電子帳簿等保存（２）スキャナ保存は義務ではないので行うかどうかは任意となります。
将来のＤＸ化を見据えて（１）（２）も対応できればいいのでしょうが、ほとんどの事業者に対応する余裕はありません。
まずは（３）の電子取引データの保存を猶予措置を利用して対応しておきましょう。
まとめ
先にもお伝えしたように、電子帳簿等保存制度に対応するため、無理に時間や資金を使って完璧な対応を目指す必要はありません。
電子取引データ保存の義務化の目的の一つは、ＤＸ化を促進し業務の効率化を進めていくことです。
しかし、現状では、多くの企業にとって業務の効率化につながる状況にありません。
もっと手軽でかつ安価に電子取引データを保存できるインフラやシステムが整わない限り、電子帳簿等保存制度への対応は難しいと感じています。
少なくとも有料でタイムスタンプを押しているうちは普及しないでしょう。
本格的に電子帳簿等保存制度へ対応するのは、便利で安価なインフラ等が普及し、容易にデータ保存を行えるようになってからでも遅くはありません。
まずは、できる範囲で最低限やるべきことに対応しておきましょう。