当事務所ではお客様との連絡ツールとして電話、メール以外に公式LINEとマイコモンの電子会議室というチャットツールを利用しています。
なるべく電話・メール以外で連絡を行う
お客様との連絡は、なるべくチャットツールを利用するようにしています。
税務・会計の相談は、今日中に回答いただけないと困るということは少ないため、チャットで質問や相談を投げておいて時間あるときに回答くださいというスタンスを取っています。
特に社長が経理業務も兼務しているような場合、日中は仕事で忙しくされていることも多いため電話することでお客様の時間を取らないよう心がけています。
もちろん連絡する内容によっては電話のほうが早く、伝わりやすいこともありますし、どうしても早急に回答が必要という場面もありますのでそういった場合は電話で連絡しています。
私は外出することも多く、電話に出れないことが多々あるため、チャットでご連絡いただけるとありがたいというのも理由の一つです。
ビジネスにおいてはまだまだメールが連絡手段の中心ですが、メールは読まれているかどうかがわからないため、しばらく返信がないと届いているか不安になってきます。膨大なメールの中に埋もれてしまい見過ごすということも考えられます。
また、取引先ごとに受信フォルダーを分けておくなどの工夫をしておかないと過去のやり取りの確認に時間がかかります。
大容量のファイルが送れないというのもデメリットです。
最近では悪質なウィルスメールが届くこともあります。
お客様に同意いただければより効率的でかつ安全に連絡するためメール以外の連絡手段を利用するようにしています。
公式ＬＩＮＥアカウント
公式ＬＩＮＥアカウントを顧問先との連絡用に運用しています。
ＬＩＮＥは日本国内で広く普及しており、メールはできないがＬＩＮＥはできるという方もいらっしゃいます。パソコンの前に座ってメールを送るよりも、空いている時間でスマホからＬＩＮＥで連絡したいという方は多いです。
特に、個人事業主の方や、経理を社長自らされている又は社長の奥様がされている場合は、ＬＩＮＥでの連絡を希望されます。
不足書類や追加書類があればスマホのカメラで写真を撮ってＬＩＮＥで送ってこられるのでメールよりもやり取りが早くなります。
集客や販促のための機能もありますが今のところ利用していません。
集客に利用するのであれば名刺やホームページに友だち登録のためのＱＲコードを載せるなどして広めていく必要がありますが、管理が大変そうなどでやっていません。
営業の連絡も増えそうですし…
現時点では完全にお客様との連絡用として運用しています。
ＬＩＮＥは、経理の方を雇用しているような一定規模以上の法人とのやり取りには不向きです。
法人の税務・会計についての質問をLINEの個人アカウントでやり取りするわけにもいきません。
経理の方がいるような法人との連絡にはマイコモンの電子会議室を利用しています。
マイコモンの電子会議室
マイコモンの電子会議室というのは、マイコモンという税理士事務所向けツールの機能の一つで、税理士事務所とお客様の専用オンラインサービスです。
税理士事務所と顧問先用のコミュニケーションツールというイメージです。
インターネットに接続できる環境があればパソコン、スマホ、タブレット、どの端末からもアクセス可能です。
過去のやり取りを用件ごとに確認することができるため、担当者が変わってもこれまでの情報を共有することができます。
大容量のファイルの受け渡し、保管の機能もあります。
セキュリティ対策や社内での情報共有を重視されるお客様にご利用いただいています。
連絡ツールを使い分ける
お客様との連絡は公式ＬＩＮＥ又は電子会議室。
お客様以外との連絡はメールというように使い分けています。
連絡手段が増えるとそれぞれのツールの確認に時間を取られてしまうため、これ以上増やすつもりはありませんが、これからダントツで便利な連絡ツールが出てくれば乗り換えるかもしれません。
自分にとって便利な連絡方法であることも大切ですが、お客様がストレスなく連絡できることが最も重要です。
税理士はお客様とのやり取りが業務の中心になります。
お客様とのコミュニケーションなしでは業務を進めることはできません。
自分にとってもお客様にとってもストレスなくスピーディーにコミュニケーションを取れるよう連絡ツールの活用を今後も模索していきます。